Elektroniczny podpis — 50 zastosowań, o których nie masz pojęcia

W 2001 r., gdy wprowadzano pierwsze regulacje prawne, elektroniczny podpis był głosem przyszłości. Jednak w związku z szybkim rozwojem technologicznym stał się faktycznie obecny w codziennym życiu i jest coraz chętniej wykorzystywanym narzędziem.

Najwięcej korzyści zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego przyniosło przedsiębiorcom. Z uwagi na to, że elektronizacja usług i procesów jest jednym z priorytetów Unii Europejskiej, zasięg funkcjonowania e-podpisu będzie się tylko rozszerzał.

Dzisiaj kwalifikowany elektroniczny podpis ma już ponad 50 zastosowań w kilku obszarach:

• Biznes
• Urzędy i administracja
• Sądownictwo i więziennictwo
• Służba zdrowia
• Pozostałe obszary

Biznes

1. Podpisywanie umów cywilno-prawnych

Podpisywanie umów i zapewnienie im autentyczności w komunikacji drogą internetową. Rekomendujemy, aby umowy zapisywać jako plik PDF i podpisywać podpisem kwalifikowanym.

2. E-akta

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może przechowywać akta pracownicze w formie elektronicznej. Dokumenty takie jak kontrakt menedżerski, umowa zlecenie, umowa o dzieło, umowa o pracę, regulamin wynagradzania, wniosek urlopowy czy rozliczenie delegacji mogą być podpisywane podpisem elektronicznym.

3. Platforma EFO

Składanie ofert w przetargach prowadzonych przez Polską Grupę Górniczą S.A.

4. Zapisy na akcje spółek w postaci elektronicznej

Zapis na akcje w postaci elektronicznej wymaga wypełnienia formularza i opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, pod rygorem nieważności zapisu. Podpis kwalifikowany jest jedyną łatwo dostępną metodą dla cudzoziemców, którzy chcieliby zainwestować w polskie spółki.

5. Platforma Usług Elektronicznych (PUE) ZUS

Płatnik składek (np. przedsiębiorcy):

• Korzystanie z aplikacji ePłatnik — zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń, wypełnienie i przekazanie dokumentów rozliczeniowych.
• Dla przedsiębiorców turystycznych i organizacji pożytku publicznego — oświadczenie w celu przystąpienia do programu Polski Bon Turystyczny (PBT).

Osoby ubezpieczone (np. pracownicy):

• Sprawdzenie danych zapisanych na koncie w ZUS.
• Dostęp do informacji o stanie konta ubezpieczonego.
• Informacje o wystawionych zwolnieniach lekarskich.

Świadczeniobiorcy:

• Dostęp do formularza PIT 11A (dochody od ZUS) i PIT 40A (roczne obliczenie podatku przez ZUS).
• Rezerwacja wizyty w jednostce ZUS.
• Złożenie wniosku o zmianę swoich danych.

6. Urząd Skarbowy — eDeklaracje

Wysyłka deklaracji do Urzędu Skarbowego. Od 1 stycznia 2015 r. każdy podmiot zatrudniający więcej niż 5 pracowników jest zobowiązany do składania deklaracji CIT-8, PIT-11 i IFT-2 wyłącznie przez Internet.

7. Aukcje i przetargi elektroniczne

• Branie udziału w aukcjach i przetargach.
• Składanie wniosków.
• Pełna komunikacja elektroniczna (zgodnie z JEDZ — obowiązkowy od października 2018).

8. PARP — Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

Możliwość składania wniosków o dotację unijną.

9. RODO — zawiadomienie o wyznaczeniu IOD

Zawiadomienie o wyznaczeniu Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

10. KRS — Portal S24

• Zakładanie spółek prawa handlowego.
• Edycja danych spółki.
• Składanie sprawozdań finansowych spółki.

11. CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej)

• Założenie działalności gospodarczej.
• Edycja danych.
• Zawieszenie działalności.
• Likwidacja działalności.

12. Wystawianie faktur w formie elektronicznej

Elektroniczny podpis umożliwia w pełni legalnie i bezpiecznie wystawiać faktury w formie elektronicznej. Podpis wymaga synchronizacji z Twoim systemem fakturowym.

13. BDO — Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami

Wpis do BDO zobowiązane są wykonać podmioty, które:

• wytwarzają odpady i prowadzą ewidencję odpadów,
• wprowadzają na rynek krajowy produkty w opakowaniach, pojazdy, oleje, smary, opony, baterie, akumulatory, sprzęt elektryczny i elektroniczny,
• producenci, importerzy i wewnątrzwspólnotowi nabywcy opakowań.

14. KIO — Krajowa Izba Odwoławcza

Składanie formularzy do KIO (Krajowej Izby Odwoławczej).

Urzędy i administracja

15. Platforma ePUAP

Uzyskanie szybkiego dostępu do systemu ePUAP dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego do potwierdzenia tożsamości.

16. UODO — Urząd Ochrony Danych Osobowych

• Wyznaczenie, zmiana danych, odwołanie inspektora ochrony danych osobowych.
• Zgłaszanie drogą elektroniczną zbiorów danych osobowych do UODO.
• Składanie wniosków do UODO.

17. Usługi Elektroniczne Publicznych Służb Zatrudnienia

• Zgłoszenie oświadczenia o zatrudnieniu cudzoziemca.
• Złożenie wniosku o pozwolenie na pracę stałą lub sezonową dla cudzoziemca.

18. GIIF — Generalny Inspektor Informacji Finansowej

Podpisywanie raportów do GIIF. Możliwość przesłania informacji o transakcjach, których wartość przekracza 15 000 euro, lub takich, co do których okoliczności wskazują na nielegalne źródła.

19. Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC)

• Składanie elektronicznych deklaracji celnych.
• Składanie wniosku o otrzymanie znaków akcyzy (e-banderole).

20. Portal Podatkowy

• Wysyłka JPK_VAT.
• Rozliczanie podatku PIT i CIT.
• Rozliczanie akcyzy.

21. e-PFRON2 — Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Składanie deklaracji i informacji na rzecz PFRON.

22. Portal Obywatel.gov.pl

• Sprawdzenie, czy dowód osobisty lub paszport jest gotowy.
• Punkty karne.
• Rejestracja i wyrejestrowanie pojazdu.
• Zaświadczenia i odpisy.
• Sprawy w urzędzie stanu cywilnego i wiele innych.

23. e-Budownictwo

• Zgłoszenie robót budowlanych.
• Zgłoszenie rozbiórki.
• Wniosek o przeniesienie decyzji o pozwoleniu na budowę.
• Zawiadomienie o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót budowlanych.
• Zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego.

24. Prace geodezyjne

Systemy różnią się w zależności od powiatu:

• zgłoszenie prac geodezyjnych składane przez wykonawcę do starosty oraz Głównemu Geodecie Kraju,
• operat techniczny,
• mapy do celów prawnych,
• mapy do celów projektowych.

25. Portal Emp@tia

Wszystkie wnioski o świadczenia wychowawcze, rodzinne, alimentacyjne, dot. pomocy społecznej i opieki nad dziećmi:

• Świadczenia wychowawcze — SW-1 (500+), SDS-1 (Dobry Start 300+).
• Świadczenia rodzinne — SR-1 (zasiłek rodzinny), SR-2 (becikowe), SR-3 (zasiłek pielęgnacyjny), SR-5 (świadczenie pielęgnacyjne), SR-7 (świadczenie rodzicielskie), SR-8 (za życiem).
• Karta Dużej Rodziny — KDR.
• Fundusz Alimentacyjny — FA-1.
• Pomoc Społeczna — PS-1 (przyznanie pomocy), PS-2 (zmiana sytuacji), PS-3 (informacja o potrzebie pomocy innej osobie).
• Opieka nad dzieckiem do lat 3 — RKZ-1 (wpis do rejestru żłobków), RKZ-2 (zmiana danych), RKZ-3 (wykreślenie).

26. eGO — Profil Zaufany

Dzięki podpisowi elektronicznemu możesz wyrobić bezpłatny Profil Zaufany przez Internet, bez wychodzenia z domu.

27. Zaświadczenia o przebiegu lub ukończeniu studiów

Zaświadczenie przydatne np. przy kredycie studenckim lub otwarciu przewodu doktorskiego.

28. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)

CRBR gromadzi i przetwarza informacje o osobach fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką (beneficjenci rzeczywiści).

29. Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny (UFG)

• Zaświadczenie o bezwypadkowej historii ubezpieczenia.
• Zgłoszenie kolizji.
• Weryfikacja, czy sprawca wypadku posiada ważne OC.
• Prześledzenie własnej historii ubezpieczenia OC.
• Składanie e-deklaracji do UFG.

Sądownictwo

30. EPU — Elektroniczne postępowanie upominawcze

• Monitorowanie spraw sądowych.
• Składanie pozwów w sądzie elektronicznym.
• Składanie pism procesowych w sądowym postępowaniu upominawczym.

31. Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym

• Organy ścigania i wymiaru sprawiedliwości mają wgląd do danych w Rejestrze.
• Dyrektorzy szkół i organizatorzy wypoczynku dla dzieci mogą sprawdzić, czy osoba przyjmowana do pracy znajduje się w rejestrze.

32. Sądy Rejestrowe / Centralna Informacja / MSIG

Możliwość uzyskania elektronicznego dostępu do ww. podmiotów.

33. eUKW — Elektroniczne Księgi Wieczyste

• Przegląd ksiąg wieczystych.
• Złożenie wniosku o wydanie dokumentów z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych.
• Dostęp do elektronicznych zawiadomień o wpisie i informacji o stanie sprawy.

Służba zdrowia

34. ZSMOPL — Zintegrowany System Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi

Założenie konta przy pomocy podpisu elektronicznego.

35. Elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM)

• Autoryzacja dokumentacji medycznej prowadzonej przez placówkę służby zdrowia.
• Uzyskanie danych zgromadzonych w Systemie Informacji Medycznej.

36. e-ZLA — Elektroniczne zwolnienia lekarskie

Wystawianie przez lekarzy elektronicznych zwolnień lekarskich (obowiązek ustawowy).

37. E-recepty — System P1

Realizacja przez apteki lub punkty apteczne recept online (obowiązek od 1 stycznia 2019).

38. RPWDL — Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą

Dokonywanie wpisów, zmian oraz wykreśleń w rejestrze:

• rejestr podmiotów leczniczych,
• rejestr praktyk zawodowych lekarzy, lekarzy dentystów, pielęgniarek i położnych.

Pozostałe obszary

39. eDzienniczek (Librus / Vulcan)

Podpisywanie danych z systemu przechowującego informacje o uczniu (oceny, obecności itp.) — obowiązek nałożony na szkoły.

40. E-pieczęć dla uczelni wyższych

• Wystawianie dyplomów sygnowanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
• Podpisywanie Elektronicznej Legitymacji Nauczycieli Akademickich (ELSNA).
• Podpisywanie Elektronicznej Legitymacji Studenckiej (ELS).
• Podpisywanie Elektronicznej Legitymacji Doktoranta.

41. PKK — Profil Kandydata na Kierowcę

Elektroniczna korespondencja — przesyłanie do Starostwa Profilu Kandydata na Kierowcę.

42. Podpis elektroniczny dla salonów samochodowych

Właściciel nowego pojazdu nabytego w salonie może upoważnić salon do:

• złożenia wniosku o rejestrację pojazdu,
• odbioru decyzji o czasowej rejestracji, pozwolenia czasowego i zalegalizowanych tablic rejestracyjnych.

43. PURM — Portal Uczestnika Rynku Mocy

Dostęp do PURM (Polskie Sieci Elektroenergetyczne) pozwalający na aktywny udział w procesach rynku mocy.

44. Realizacja bonu turystycznego

Aktywacja bonu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Po aktywacji można nim zapłacić za usługi hotelarskie lub imprezy turystyczne w podmiotach zarejestrowanych na PUE ZUS.

45. Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Uwierzytelnianie i podpisywanie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. (firmy o sprzedaży powyżej 200 mln zł) / 1 kwietnia 2026 r. (pozostali przedsiębiorcy).

Czytaj więcej: Pieczęć elektroniczna do KSeF

46. EPREL — Europejska Baza Danych o Etykietach Energetycznych

Rejestracja produktów energetycznych w europejskiej bazie EPREL wymaga kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub podpisu kwalifikowanego.

Czytaj więcej: EPREL — co to i kto musi się rejestrować?

47. E-doręczenia (PURDE)

Prowadzenie korespondencji z urzędami za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wymaga uwierzytelnienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czytaj więcej: E-doręczenia dla radców prawnych

48. Podpisywanie dokumentów na platformie CertumSign

Podpisywanie, obieg i weryfikacja dokumentów elektronicznych na platformie CertumSign — w przeglądarce, bez instalacji dodatkowego oprogramowania.

Podsumowanie

Prowadź i rozwijaj swoją firmę wygodnie, bez zbędnej zwłoki. Pokaż swoim kontrahentom i klientom, że jesteś technologicznie przygotowany — sprawdź ofertę podpisów i wybierz pakiet dostosowany do Twoich potrzeb.

Potrzebujesz pieczęci elektronicznej? Sprawdź ofertę pieczęci →