Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest już obowiązkiem przedsiębiorców. Jak korzystać z tego systemu efektywnie i ile wspólnego ma z nim pieczęć elektroniczna? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.
Czym jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system, umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur w sposób ustandaryzowany. Jego zadaniem jest gromadzenie e-faktur wystawianych przez przedsiębiorców.
Ustawodawca zapewnia, że wprowadzenie KSeF ma wiązać się z uszczelnieniem polskiego systemu podatkowego. Ale kogo w ogóle dotyczy korzystanie z tego systemu?
Dla kogo jest system KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
System dotyczy:
- przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynnych podatników podatku VAT,
- przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
- podatników zidentyfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.
Obowiązkowy KSeF - czy każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do korzystania z KSeF?
Tak — obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. (firmy o sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2024 r.) oraz od 1 kwietnia 2026 r. (pozostali przedsiębiorcy). Kary za błędy w KSeF zostały odroczone do 1 stycznia 2027 r.
Jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
Chcesz zawczasu przygotować się do nadchodzącym zmian? Wspaniale! Lepiej dmuchać na zimne i dać sobie czas na poznanie systemu od środka.
Nadanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia, które możesz przeprowadzić na jeden z dwóch sposobów:
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
- kwalifikowany podpis elektroniczny.
Wdrożenie KSeF - Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej posiada nazwę podmiotu i numer NIP, nie przedstawiając danych osobowych (wskazanie osób upoważnionych leży w gestii podmiotu wpisanego do certyfikatu).
Jeżeli chcesz korzystać z KSeF-u, uwierzytelniając dane za pomocą kwalifikowanej pieczęci, to musisz posiadać:
- kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej,
- kwalifikowane urządzenie do składania pieczęci elektronicznej, w którym przechowywana jest para kluczy.
W naszej ofercie posiadamy:
- pieczęć elektroniczną Certum SimplySign (mobilna w chmurze) - opcja rekomendowana przez eSIGN
- pieczęć elektroniczną Certum mini (na czytniku USB).
Jeśli chcesz poznać szczegółowe informacje i możliwości, jakie oferują wybrane rodzaje pieczęci elektronicznej, to tutaj znajdziesz więcej szczegółów.
Pieczęć elektroniczna a platforma KSeF - Korzyści dla przedsiębiorców
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to nie tylko prosty sposób na uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur, ale także szereg benefitów dla Twojej firmy:
- Wiarygodność – każda wprowadzona zmiana w dokumentacji jest wykrywana. Twoi partnerzy biznesowi mogą być spokojni, a Ty zyskujesz w ich oczach miano wiarygodnego partnera.
- Bezpieczeństwo – dokumentacja Twojej firmy nie trafi w niepowołane ręce. Nikt, poza uprawnionymi osobami, nie będzie mógł edytować dokumentów ani nanosić na nie żadnych zmian.
- Oszczędność – pieczęć elektroniczna oszczędza czas i pieniądze potrzebne na przygotowanie dokumentów i ich kolportaż. Drukowanie i wysyłka zostają zastąpiona e-pieczęcią.
- Wizerunek – postęp z duchem czasu i wprowadzanie do swojego biznesu innowacyjnych rozwiązań, to element strategii budowania pozytywnego wizerunku Twojej marki.
Kwalifikowany podpis elektroniczny do KSeF
Kwalifikowany certyfikat e-podpisu powinien zawierać imię i nazwisko oraz numer seryjny (PESEL lub NIP) właściciela certyfikatu. Certyfikat bez numeru PESEL lub NIP jest możliwy, po uprzednim zgłoszeniu do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Jeżeli chcesz korzystać z KSeF-u, uwierzytelniając dane za pomocą podpisu elektronicznego, to możesz wybrać:
- podpis SimplySign (mobilny w chmurze) - rekomendowane przez eSIGN
- podpis Zestaw Mini (karta kryptograficzna oraz czytnik kart mini).
Teraz rzutem oka możesz porównać, która z opcji sprawdzi się u Ciebie: sprawdź ofertę podpisów
Uwaga - Bez aktywacji nie można fakturować!
Pamiętaj, że podpis elektroniczny i pieczęć nie są ważne bez wcześniejszej aktywacji, dlatego proponujemy 2 metody aktywacji:
- Usługa Ekspres – e-podpis w 30 minut.
- Usługa Premium – e-podpis i pieczęć w 30 minut (u klienta na miejscu).
Które rozwiązanie jest dla Ciebie? Wybierz jedno z nich.
Jak widzisz, nie godziny, lecz minuty dzielą Cię od własnego podpisu elektronicznego, który nie tylko pomoże Ci w dostępie do KSeF-u, ale także wzniesie Twój biznes na wyższy poziom technologiczny.
Czy jedna pieczęć i podpis wystarczą Twojej firmie?
Jedna pieczęć/podpis niestety nie wystarczą, ponieważ w razie, gdy pracownik, na którego wydana jest pieczęć lub podpis jest nieobecny z powodu: choroby, urlopu, nieobecności, zwolnienia, kto inny powinien się posługiwać tym produktem i podpisywać dokumenty w firmie.
Tutaj musi być zachowana ciągłość procesów w firmie. Firma nie może nagle przestać działać i podpisywać dokumentów.
Warto podkreślić, że nie można się podpisywać za kogoś, ponieważ pieczęć/podpis są wydawane na konkretną osobę, a posługiwanie się nie swoim produktem podlega karze pozbawienia wolności lub grzywny.
Przygotuj się na wystawienie faktury dzięki KSeF - Podsumowanie
Wiesz już, czym jest KSeF, dlaczego musisz się zainteresować tym tematem i jak dostać się do systemu. Krajowy System e-faktur w skrócie KSeF to narzędzie, które umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych, jak i przechowywanie faktur.
Niemniej pamiętaj, że obsługa kontrahentów w świecie online zgodna z ustawą wymaga pieczęci i podpisu. Teraz wystarczy, że zgłosisz się do nas, a wyposażymy Cię w pieczęć elektroniczną lub podpis elektroniczny, które otworzą przed Twoim biznesem nowe możliwości.