Ile razy przyszło Ci czekać na egzemplarz umowy, zanim druga strona ją podpisała i odesłała? Być może sam otrzymałeś do podpisu umowę, którą Twój kontrahent podpisał elektronicznie, lecz Ty nie mogłeś odpowiedzieć tym samym i przyspieszyć całej procedury? Daj poczucie bezpieczeństwa również Twoim partnerom i klientom.
W dzisiejszym świecie technologii i informacji, kiedy czas obiegu dokumentów ma niebagatelne znaczenie, postęp wymusza na nas dokonywanie coraz większej liczby czynności prawnych przez internet. Żeby jednak te czynności przyspieszyć, niezbędny jest podpis elektroniczny — dziś już nie tylko używany przez przedsiębiorców, ale zdobywający popularność również wśród konsumentów.
Bezpieczeństwo ponad wszystko
Podpis elektroniczny jest regulowany ustawą, na mocy której musi spełniać następujące kryteria:
- jest podporządkowany do osoby fizycznej składającej podpis,
- informuje, czy osoba składająca e-podpis działa we własnym imieniu, jako pełnomocnik innej osoby fizycznej lub prawnej, czy reprezentuje inną jednostkę,
- jest sporządzony przy pomocy urządzeń i danych, które podlegają wyłącznej kontroli osoby fizycznej składającej podpis,
- jakakolwiek jego zmiana jest rozpoznawalna.
Już powyższe 4 czynniki sprawiają, że podpis elektroniczny z pewnością jest bezpieczniejszy niż podpis odręczny.
Podpisywanie umów
Ostatnia nowelizacja kodeksu cywilnego mówi o nowych formach dotyczących czynności prawnych — oprócz formy pisemnej i elektronicznej umowę można również sporządzić w formie dokumentowej.
Zgodnie z nowelizacją "dokumentem" jest każdy nośnik, który umożliwia odczytanie na nim informacji — a zatem podpisać umowę można nawet w formie wiadomości SMS, nagrania audio czy wideo. Lecz jak można się domyślać, żadna z tych form nie jest tak bezpieczna jak kwalifikowany podpis elektroniczny, który całkowicie identyfikuje osobę podpisującą.
Zachowanie formy elektronicznej tylko z podpisem kwalifikowanym
Często mamy do czynienia z klauzulą mówiącą, że umowa musi być podpisana z zachowaniem formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności — jednak wysłanie skanu dokumentu poprzez pocztę elektroniczną nie oznacza dochowania formy elektronicznej. Do zachowania tej formy niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
Jest to bardzo istotne, ponieważ z niedotrzymaniem odpowiedniej formy umowy czy np. dokumentów przetargowych mogą wiązać się olbrzymie kary.
Podpisywanie faktur
Wielu przedsiębiorców przyzwyczaiło się do tego, że faktura wystawiona elektronicznie nie musi być podpisana. To prawda — zgodnie z rozporządzeniem faktura musi mieć jedynie zapewnioną autentyczność i integralność.
Lecz w dobie wielu zagrożeń związanych z cyberprzestępczością każdy haker jest w stanie "goły" plik PDF przejąć i zastąpić go innym dokumentem. Nie tylko pociągnie to za sobą ogromne konsekwencje finansowe, ale również może być problemem w dochodzeniu roszczeń na drodze sądowej.
Warto również zauważyć, że faktura podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym to również spokojna głowa podczas kontroli Urzędu Skarbowego, który może zakwestionować jej autentyczność, gdy nie będzie widniał na niej żaden podpis.
Nie zostań w tyle — zrób pierwszy krok ku cyfryzacji firmy
Podpis elektroniczny staje się standardem, który dla Twoich potencjalnych partnerów i klientów stanowi także świadectwo tego, jak Twoja firma jest zabezpieczona i przygotowana do zmian technologicznych.
Od kilku lat pomagamy zarówno prywatnym przedsiębiorcom, jak i jednostkom państwowym dostosowywać się do tych cyfrowych zmian. Dowiedz się więcej na temat podpisu elektronicznego i wybierz pakiet dostosowany do Twoich potrzeb.